Tworzenie instrukcji montażu dla firmy: case study

Tworzenie instrukcji montażu dla firmy: case study

Tworzenie instrukcji montażu dla firmy – to case study (opis realizacji), w którym przedstawię Ci, w jaki sposób nasza firma CSTNG.pl (właściciel marki Wynalazca.tv) przygotowała instrukcję montażu dla firmy produkującej regały do magazynów.

Zapewne, jeśli tutaj jesteś, to zastanawiasz się, jak powstają instrukcję składania mebli, urządzeń, skomplikowanych maszyn lub małych podzespołów…

Czy instrukcje realizuje się poprzez prace graficzne, a może inżynieryjne? Jak powstają dokumentacje techniczne? Od czego zacząć?

Nasza firma wykonała już kilka zleceń tego typu i dziś chcemy się z Wami podzielić naszą wiedzą na przykładzie jednej z realizacji. Było to wykonanie wspomnianej instrukcji montażu do regałów magazynowych dla firmy MET-BAJ.

Pamiętaj, że jeżeli chciałbyś zlecić nam realizację stworzenia instrukcji montażu – pisz śmiało na biuro@cstng.pl lub kontakt@wynalazca.tv, a ja lub nasi inżynierowie chętnie przygotują niezobowiązującą wycenę, odpowiedzą na Twoje pytania i doradzą, jak powinna wyglądać instrukcja, która będzie dostosowana do jej odbiorców.

Kto przygotowuje instrukcje montażu – graficy VS inżynierowie!

Zlecenie instrukcji inżynierowi – zalety i wady

Inżynier kojarzy nam się najczęściej z osobą, którą charakteryzuje spokój działania. Wszystko musi mieć policzone i dobrze zaplanowane, zanim zacznie działać. Zgodzisz się ze mną, że w kontekście tworzenia dokumentacji montażu części inżynier ma następujące zalety:

• zwróci uwagę na techniczne aspekty instrukcji,
• dobrze zaplanuje podzielenie instrukcji na etapy montażowe,
• w optymalny technicznie sposób przygotuje rysunki techniczne.

Jednak do wad inżyniera możemy zaliczyć:

• brak poczucia „estetyki”,
• brak umiejętności tworzenia ładnych, eleganckich grafik (np. do strony tytułowej lub występujących w instrukcjach),
• brak umiejętności obsługi programów do obróbki graficznej.

Zlecenie instrukcji grafikowi – zalety i wady

Graficy to osoby o luźniejszym charakterze, którzy „widzą więcej, niż widzi przeciętna osoba” – przynajmniej tak być powinno 🙂 . Potrafią szybko i jasno stwierdzić, czy coś jest ładne, czy nie. Jeśli chodzi o przygotowanie instrukcji montażu grafikowi, to ma on następującą przewagę nad inżynierem:

• ma poczucie estetyki,
• umie obsługiwać programy do obróbki graficznej,
• potrafi stworzyć ładne grafiki, które można użyć np. na stronie tytułowej lub w instrukcji

Do wad grafika zaliczamy:

• brak znajomości techniki i inżynierii,
• nie potrafi wygenerować dokumentacji technicznych na podstawie dostarczonych materiałów np. plików 3d,
• często nie widzą tylu szczegółów technicznych, co inżynier,
• nie zawsze potrafią dobrze zaplanować etapy montażu mebla lub innego przedmiotu.

Kogo wybrać? Grafik, czy inżynier? – optymalne rozwiązanie

Podsumujmy zatem i zdecydujmy, kogo powinieneś wybrać do stworzenia eleganckiej, jasnej, dobrze rozplanowanej instrukcji montażu.

Osobiście uważam i przedpremierowo sądzę, że się ze mną zgodzisz, że najlepszym rozwiązaniem byłoby zlecić przygotowanie instrukcji montażu zespołowi składającemu się z inżynierów i grafików.

Dzięki temu inżynierowie dobrze rozplanują instrukcję, szybko przygotują niezbędne rysunki techniczne oraz opis, a graficy poskładają wszystko w całość, ozdobią instrukcję, rozplanują ją graficznie wg zaleceń inżynierów.

Tworzenie instrukcji montażu – zdefiniowanie obiektu i źródła danych

Skoro wiemy już, kto może przygotować instrukcję montażu, to przejdźmy teraz do samego jej tworzenia. Jak się zabrać do tworzenia takich dokumentacji i opisów – okiem wykonawcy?

Na samym początku należy zdefiniować, co jest naszym obiektem do montowania – i nie chodzi mi tutaj o oczywiste wskazanie, że mamy wykonać instrukcję dla np. danego mebla z kolekcji X.

Mam tu na myśli wskazanie źródła (np. grafiki, fizyczny model, model wirtualny 3d, dokumentacja itp.), na podstawie którego mamy przygotować instrukcję – jest to szalenie ważne!

Ostatecznie na samym początku powinieneś dowiedzieć się od klienta, czy masz przygotować instrukcję na podstawie: dokumentacji rysunkowej – technicznej, modeli 3d, a może obiektu wykonanego w rzeczywistości nieposiadającego dokumentacji, ani brył 3d.

W przypadku, gdy realizujesz instrukcję na podstawie modeli 3d – można powiedzieć, że będzie mniej pracy, ponieważ tworzenie instrukcji montażowej – często realizuje się po wygenerowaniu rysunków technicznych, wizualizacji lub grafik z modeli 3d.

W przypadku, gdy realizujesz instrukcję na podstawie dokumentacji technicznej 2d lub obiektu fizycznego – wtedy prawdopodobnie będziesz musiał wziąć pod uwagę dodatkowy czas potrzebny na zamodelowanie w 3d lub 2d wszystkich, jak i niektórych części.

Źródło, a możliwe rodzaje instrukcji – optymalizacja kosztów

Warto teraz rozważyć kilka kwestii związanych z możliwością optymalizacji kosztów instrukcji montażowych ze względu na rodzaj źródła, na podstawie którego mamy przygotować instrukcję.

Jak wspomniałem wcześniej – najwięcej pracy, a tym samym największe koszty pochłania przygotowanie modeli 3d ze zdjęć lub dokumentacji technicznej rysunkowej, ale… czy są sposoby na optymalizację tych kosztów?

Jasne!

Założenie 1 – źródło instrukcji to fizyczny model

Założenie 2 – źródło instrukcji to dokumentacja techniczna rysunkowa

Czy warto optymalizować w taki sposób koszty?

No właśnie, ale czy warto zapłacić mniej i dostać instrukcję w takim formacie, czyli, innymi słowy, nie generować modeli 3d?!

Moja odpowiedź to: NIE (ale i tak, przedstaw w/w opcje swojemu klientowi).

No dobra, ale dlaczego nie?!

Widzisz… W dzisiejszych czasach generowanie modeli 3d dla swoich produktów jest szczególnie opłacalną inwestycją. Wynika to z faktu, że modele 3d możesz wykorzystać dla wielu różnych celów w przyszłości tj.:

• Wykonania dokumentacji rysunkowej – technicznej (z wymiarami),
• Przygotowania materiałów sprzedażowych,
• Opracowania wizualizacji 3d sprzedażowych,
• Opracowania animacji 3d sprzedażowych,
• Archiwizacji projektów w formie plików 3d,
• Stworzenia dodatkowych materiałów promocyjnych za pomocą maszyn CNC oraz drukarek 3d np. makiet pokazowych na targi
• Wykorzystaniu modeli 3d do promocji produktów przez VR lub AR (wirtualną lub rozszerzoną rzeczywistość – trend na najbliższe lata)
• I wiele więcej…

Czasami w ramach jednego zlecenia przygotowujemy dodatkowo animacje, czy wizualizacje 3d, dzięki którym – później w kampaniach marketingowych klienta – wszystkie koszty klienta poniesione na przygotowanie instrukcji i w/w materiałów się zwracają!

Jak więc widzisz – w dłuższej perspektywie bardziej Twojemu klientowi będzie się opłacało stworzyć modele 3d niż decydować się na mało znaczącą optymalizację kosztów, jednak jak wspomniałem wyżej – Twoim obowiązkiem, jako eksperta – jest doradzić klientowi, który sposób realizacji projektu warto wybrać.

Zdefiniowanie założeń do instrukcji montażu – typ odbiorcy oraz wygląd instrukcji

Jeśli mamy już zdefiniowane źródło to kolejne informacje, jakich potrzebujemy, to dowiedzieć się od klienta to:

1. kto jest końcowym odbiorcą instrukcji oraz dowiedzieć się,
2. jakie nasz klient ma oczekiwania wobec instrukcji – wówczas najlepiej poprosić go o wysłanie na maila przykładowe 2-3 instrukcje, które mu się podobają.

Po uzyskaniu tych informacji musisz się wykazać swoją wiedzą dotyczącą UX (user experience) w instrukcjach montażu oraz przedstawić klientowi swoją wizję instrukcji dostosowaną do wskazanego odbiorcy końcowego.

Widzisz… w psychologii wyróżnia się kilka poziomów niewiedzy. Nie wchodząc w szczegóły – zawsze należy zakładać, że Twój klient jest na poziomie „Nie wiem, że nie wiem”. Dlatego za każdym razem powinieneś przedstawić klientowi swoją propozycję wykonania instrukcji montażowej, popierając ją stosownymi argumentami i konstruktywnie skrytykować jego wizję.

Ostatecznie zapamiętaj – najważniejszy jest odbiorca instrukcji i Ty oraz Twój klient w czasie projektowania instrukcji montażowej musicie postawić się w jego skórze. Dlaczego to takie ważne?

Bo jeśli klient naszego klienta (odbiorca instrukcji) będzie zadowolony z instrukcji montażowej, to wtedy klient ten nie będzie miał pytań do naszego klienta (zleceniodawcy na przygotowanie instrukcji), a tym samym nasz klient będzie zadowolony i nawiążecie stałą współpracę.

Bardzo ważne założenia projektu, o których większość zapomina

Bardzo ważnym założeniem takiego projektu jest określenie, jakiego rodzaju pliku oczekuje nasz klient. Chodzi mi tutaj o format pliku, który obsługują jego komputery oraz czy oczekuje edycji pliku, czy nie.

Trzeba się też dowiedzieć, czy instrukcja będzie drukowana w drukarni cyfrowej. Jeśli tak – Twoi graficy dostosują odpowiednie spady i wykorzystają odpowiednią paletę barw (graficy na pewno wiedzą, o co mi chodzi 🙂 ).

W przypadku naszego klienta (o którym za chwilę) okazało się na przykład, że chce on otrzymać instrukcję montażu w formie pliku Word. Zależało mu na tym, ponieważ nie posiada on programów do obróbki graficznej, a ponadto – chciał mieć możliwość prostej i szybkiej edycji instrukcji ze względu na udział w przetargach, dla których musiał często dostosować swoje instrukcje indywidualnie i zmienić niektóre jej fragmenty (najczęściej opisy).

Określenie w/w założeń na początku zapewni to, że później klient nie będzie rozczarowany (w sensie negatywnym) współpracą z Tobą, a Ty od razu będziesz miał doprecyzowany zakres prac.

Realizacja instrukcji montażu regału dla firmy MET-BAJ – początki współpracy

W naszej współpracy z firmą MET-BAJ mieliśmy do czynienia z przypadkiem, w którym źródłem, na podstawie którego trzeba było wykonać instrukcje montażowe, były fizycznie wykonane regały magazynowe.

Na początku odwiedziliśmy siedzibę firmy, aby przygotować materiały zdjęciowe poskładanych regałów, poznać stopień ich skomplikowania i omówić pierwsze wizje instrukcji.

Na podstawie rozmowy i materiałów zdjęciowych przygotowaliśmy wycenę i gdy firma zdecydowała się na współpracę, otrzymaliśmy kilka kluczowych dla projektu części fizycznych.

O firmie MET-BAJ

Tutaj może dwa słowa o firmie MET-BAJ: MET-BAJ to firma, która specjalizuje się w wytwarzaniu solidnych regałów wielofunkcyjnych. W ich ofercie znajdziemy również produkcję różnego rodzaju wózków np. paletowych, czy mebli warsztatowych. Ich stronę możesz odwiedzić tutaj: https://www.met-baj.com.pl/.

Zaletą regałów, poza estetycznym wyglądem jest ich udźwig oraz prosty montaż. Jednak czasem trudniej jest wyjaśnić proste zagadnienie niż skomplikowaną definicję – wielu klientów potrzebowało instrukcji składania regału. Tutaj najwięcej problemu firmie sprawiał sam przekaz informacji, dlatego ciążyła na nas duża odpowiedzialność, aby poprawnie przekazać ich klientom (docelowym odbiorcom instrukcji montażu) wszystkie czynności, które należy wykonać krok – po kroku, aby poskładać regał.

Założenia projektowe i wytyczne do tworzenia instrukcji

W przypadku firmy MET-BAJ założenia i wytyczne do wykonania instrukcji opierały się na ich dotychczasowych relacjach i opiniach od klientów oraz analizie konkurencji.

Ustalono, że najważniejsze dla firmy MET-BAJ są: estetyka instrukcji oraz jej prostota. Należało więc skupić się na funkcjonalności oraz przede wszystkim przekazie graficznym czynności, które należy wykonać, aby poskładać regał, a nie opisie.

Przedstawiono też wizję ostatecznego odbiorcy (klienci z zamówień publicznych typu przetargi) i wskazano, co jest dla nich najważniejsze. Dlatego w instrukcji znajdziemy ważne parametry regału jak np. udźwig.

Jak wspomniano wcześniej – bardzo istotnym założeniem była możliwość edycji instrukcji w pliku roboczym Word Office.

Ostatecznie zdecydowano, że do wykonania instrukcji trzeba będzie zaangażować inżynierów oraz grafików. Najpierw należało wykonać modele 3d na podstawie fizycznych modeli i materiałów zdjęciowych.

Tworzenie modeli 3D – inżynieria odwrotna

Modele 3D obiektu montażu były niezbędne. W przypadku, gdy jest dostępny „pod ręką” obiekt rzeczywisty, wówczas należy zastosować się do zasad inżynierii odwrotnej, aby wykonać model 3D.

Jeśli nigdy nie słyszałeś o inżynierii odwrotnej, to zapraszam Cię na wpis dotyczący właśnie tej tematyki, w której omawiam kilka case study przygotowywania części zamiennych: Tworzenie części zamiennych – inżynieria odwrotna: case study.

Ogólnie mówiąc, pod pojęciem inżynierii odwrotnej kryje się wykonanie odpowiednich pomiarów i zaprojektowanie przedmiotu w przestrzeni wirtualnej 3D w postaci modelu 3D lub wytworzenie na maszynach CNC, a także stworzenie dokumentacji technicznej (lub jak tutaj – montażowej).

Ostatecznie nasza praca nad instrukcją montażu rozpoczęła się od wykonania odpowiednich pomiarów w celu stworzenia modelu 3D regałów magazynowych. Warto wspomnieć, że model 3D był przygotowany w formie złożenia, co jest bardzo wygodne dla projektów, których celem jest wykonanie instrukcji montażowej.

Co to jest „złożenie” w 3d?

Co to jest „rozstrzelenie”?

Na powyższym rysunku widzisz w przybliżeniu rozstrzelenie pokazanego wcześniej modelu 3d – „złożenia” w postaci „rozstrzelenia”.

Jak widać na powyższym rysunku, zarządzanie rozstrzeleniami pozwala na zobrazowanie sposobu łączenia oraz nawet pokazania toru danego połączenia, co bardzo ułatwia przygotowywanie i planowanie instrukcji montażowych.

Najlepiej, aby model 3d w formie złożenia, który będziemy wykorzystywać do wykonania instrukcji, zawierał w sobie szczegółowe modele elementów – nawet tych najprostszych i najbardziej trywialnych jak np. podkładki, ponieważ one również biorą udział w montażu.

Oczywiście proces tworzenia modelu 3D powinien być cały czas konsultowany ze zleceniodawcą. Tak było w naszym przypadku. Firma MET-BAJ cały czas miała wgląd na postęp prac. Ostatecznie uzyskaliśmy akceptacje modelu 3D od klienta, po czym mogliśmy przejść do tworzenia instrukcji montażowej według wytycznych od firmy.

Na tym etapie prac przechodzi się z przestrzeni wirtualnej 3D do tworzenia dokumentacji rysunkowej.

Rodzaje dokumentacji rysunkowej

Dokumentacja rysunkowa, dokumentacja techniczno-ruchowa, rysunki wykonawcze, rysunki złożeniowe, dokumentacja patentowa techniczna, rysunki rozstrzeleń… To niektóre rodzaje dokumentacji rysunkowej, które można wyróżnić w technice, jednak w opisywanym przypadku mamy do czynienia z dokumentacją montażową pod instrukcję montażową.

Dokumentacja montażowa – co to jest?

Dokumentacja montażowa to chyba najbardziej popularny rodzaj dokumentacji dla ludzi spoza branży inżynierskiej. Na pewno każdy mężczyzna niejednokrotnie zmagał się ze skręcaniem mebli według instrukcji i widział dość proste rysunki techniczne – to właśnie jest dokumentacja montażowa.

Będąc wykonawcą dokumentacji montażowej dla klienta, musisz pamiętać, że to od Ciebie zależy, jak przekażesz końcowemu odbiorcy instrukcji, następujące po sobie etapy montażu. Twoje zadanie to sprawienie, aby praca była szybka, sprawna i możliwa do wykonania bez angażowania całej rodziny 🙂 .

Jak się tworzy dokumentację montażową na podstawie modeli 3d?

Tutaj Cię nie zaskoczę – w przypadku, jeśli mamy stworzone modele 3d to rysunki techniczne do dokumentacji montażowej możemy wygenerować prawie automatycznie, ale… najważniejsze jest, by szczegółowo rozplanować etapy składania przedmiotu, dla którego realizujemy instrukcję montażową.

Charakterystyka dokumentacji montażowej i jej planowanie

Równoległe prace graficzne – zaleta posiadania zespołu

O ile wcześniejsze zadania głównie wykonywał inżynier tak prace graficzne obejmujące m.in.: tworzenie okładki, stworzenie grafik, obróbka rysunków technicznych i połączenie wszystkiego w całość należało do obowiązku grafika.

I tutaj widzisz kolejną zaletę posiadania zespołu, w którym znajdują się inżynierowie i graficy. Mianowicie każdy z nich może przynajmniej w większości wykonywać swoje zadanie równolegle – bez względu na etap prac drugiej osoby – w czasie, gdy inżynierowie przygotowują dokumentacje techniczne, graficy przygotowują grafiki i szablony do instrukcji.

Ostatecznie dzięki temu można zoptymalizować czas na finalizację projektu i jego akceptację.

Podsumowanie – Tworzenie instrukcji montażu dla firmy: case study

Ostatecznie wynik naszej pracy został przyjęty i jest dołączany do każdego egzemplarza regału. Firma MET-BAJ wykorzystuje ją również do brania udziału w przetargach. Jest to efekt, jaki nawet po najbardziej skomplikowanych i czasochłonnych zadaniach, z jakim ma zmierzyć się konstruktor, jest bardzo motywujący dla niego i całego zespołu.